Datenschutzhinweise Bewerber:innen

Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen. Im Rahmen Ihrer Bewerbung werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen Sie identifiziert werden können oder die einen Rückschluss auf Ihre Person zulassen.

Im Folgenden finden Sie unsere ausführlichen Datenschutzhinweise entsprechend unseren Informationspflichten gem. DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung.

Bitte beachten Sie ergänzend unsere Datenschutzhinweise zu Online-Meetings, da Bewerbungsgespräche auch online stattfinden können.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie des Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist:

Carpus+Partner AG
vertr. d. d. Vorstand M.Re. Dipl.-Ing. Architekt Tobias Ell
Forckenbeckstraße 61
52074 Aachen | Deutschland
Tel +49 (241) 88 75-0
Mail info@carpus.de

Der Datenschutzbeauftragte der Carpus+Partner AG ist unter der o.g. Anschrift, zu Hd. Datenschutzbeauftragter, beziehungsweise unter datenschutz@carpus.de erreichbar.

Verarbeitung personenbezogener Daten und Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten von Ihnen, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben. Zweck der Datenverarbeitung ist es, Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unserem Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.

Es werden i.d.R. die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:

• Geschlecht (optional)
• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum (optional)
• Adresse (optional)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Motivations- / Interessensfragen
• Verfügbarkeitsdatum (optional)
• Gehaltsvorstellung (optional)
• Wunscharbeitsort
• Xing- und LinkedIn-Profil (optional)
• Interesse für Bereich und Stelle
• weitere Daten aus dem Lebenslauf bzw. der Bewerbung (z.B. Titel, Schul- / Studium- / Berufsabschluss, beruflicher Werdegang, Zeugnisse / Arbeitsproben, Familienstand, Foto etc.)

Rechtsgrundlage

Beim Anklicken einer offenen Stelle auf der Website, Plattformen für Stellenausschreibungen oder Social-Media-Kanälen werden potentielle Bewerber:innen an die Bewerbermanagement-Software Personio weitergeleitet. Dort werden alle Details zur Stelle sowie die Möglichkeit zum Einreichen einer Bewerbung bereitgestellt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist primär Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Die Weiterleitung der Daten an Personio erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der effektiven und professionellen Umsetzung des Bewerbermanagements durch den Einsatz eines HR-Tools.

Sofern Daten von Ihnen im Rahmen von Active Sourcing verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Notwendigkeit der Personalbeschaffung. Wir gehen davon aus, dass auch Sie als potentielle:r Kandidat:in daran interessiert sind, bei geeigneten Vakanzen benachrichtigt zu werden. Dies gilt insbesondere, wenn öffentliche Profile mit berufsrelevanten Informationen als Recherchequelle genutzt werden (z.B. in Karrierenetzwerken). Die Namen von Personen, die über Active Sourcing angesprochen wurden, werden für einen definierten Zeitraum aufbewahrt, um eine zukünftige mehrmalige Kontaktaufnahme zu vermeiden. Die Speicherung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse). Wir gehen davon aus, dass auch Sie an einer entsprechenden Speicherung interessiert sind.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Sofern Sie Ihre Einwilligung erteilen, dass die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren im Talent Pool gespeichert werden dürfen, bildet diese Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung dieser Daten.

Wir können zudem zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gesetzlich verpflichtet sein. In diesem Fall bildet Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO die Rechtsgrundlage der Verarbeitung.

Speicherorte

Die Daten werden grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Für einzelne Verarbeitungsschritte erfolgt u.U. eine Weiterleitung von Daten nach Großbritannien. Die EU-Kommission hat für Großbritannien einen Angemessenheitsbeschluss erlassen und damit die UK als Drittland mit angemessenem Datenschutzniveau im Sinne von Art. 45 DSGVO anerkannt. Somit ist ein entsprechender Datentransfer zulässig.

Speicherdauer

Daten von Bewerber:innen werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten automatisch anonymisiert. Die Frist beginnt mit dem Zugang der Absage beim Bewerbenden. Im Falle einer Anonymisierung stehen uns die Daten nur noch als sog. Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung.

Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens die Zusage für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerbermanagementsystem in das Personalverwaltungssystem überführt. Es werden nur die Daten übertragen, die für das Beschäftigungsverhältnis relevant sind. Die übrigen Daten werden gelöscht.

Die Namen von Personen, die über Active Sourcing angesprochen wurden, werden für 5 Jahre aufbewahrt, um eine zukünftige mehrmalige Ansprache des Betroffenen zu vermeiden.

Daten im Talent Pool werden vorbehaltlich eines Widerrufs Ihrer Einwilligung für 1 Jahr gespeichert. Nach Ablauf von einem Jahr wird geprüft, ob ein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ansonsten werden die Daten gelöscht.

Datenquellen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten haben. Ferner erhalten wir u.U. personenbezogene Daten von Headhuntern zur Bewerbervermittlung oder über Active Sourcing.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Ihre Daten werden nach Eingang der Unterlagen von der Personalabteilung gesichtet. Darüber hinaus sind die Daten für die jeweiligen Stellenverantwortlichen einsehbar. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens und im Onboarding-Prozess benötigen.

Die Daten werden in der Bewerbermanagement-Software Personio gespeichert (Datenspeicherung in der EU). Der Dienst von Cronofy wird für die Interviewplanung / Kalendersynchronisation eingesetzt (Datenspeicherung in UK). Darüber hinaus setzen wir einen IT-Dienstleister für allgemeine Wartungs- und Supporttätigkeiten sowie einen externen Dienstleister für die rechtskonforme Akten- und Datenvernichtung ein. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass ein Dienstleister Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Wir stellen sicher, dass diese Dienstleister – insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit – sorgfältig ausgewählt werden und treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung.

Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte per Mail an den Datenschutzbeauftragten (datenschutz@carpus.de).

Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligungserklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ein erklärter Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zur Widerrufserklärung erfolgten Verarbeitung.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@carpus.de.

Beschwerderecht

Sollten Sie eine Veranlassung sehen, mit dem Umgang Ihrer Daten durch uns unzufrieden zu sein oder sind Sie der Ansicht, dass die Datenverarbeitung nicht rechtskonform ist, wenden Sie sich bitte per Mail an den Datenschutzbeauftragten (datenschutz@carpus.de). Der Großteil datenschutzrechtlicher Fragen und Probleme lässt sich so voraussichtlich einfach und schnell klären. Wurde Ihr Anliegen nicht zufriedenstellend bearbeitet, haben Sie unabhängig davon das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Aktualität und Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise erforderlichenfalls unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften anzupassen bzw. zu aktualisieren. Für Ihren Besuch gilt die jeweils aktuellste Fassung.

Stand dieser Datenschutzhinweise: Juni 2023